Dans un logement du parc privé, loué vide ou meublé, le locataire ne paie que les charges inscrites dans la liste du décret n° 87-713 du 26 août 1987 : services liés à l’ascenseur, à l’eau et au chauffage collectif, entretien courant des parties communes et des espaces extérieurs, une partie du salaire du gardien, et quelques taxes comme la taxe d’enlèvement des ordures ménagères. Cette liste est limitative : une dépense qui n’y figure pas reste à la charge du propriétaire, quel que soit le libellé du bail. La taxe foncière, les honoraires du syndic, l’assurance de l’immeuble et les gros travaux n’y figurent pas.
Tableau des charges récupérables et non récupérables
Le tableau ci-dessous reprend les grandes catégories du décret et les dépenses les plus souvent réclamées à tort.
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| Poste | Récupérable sur le locataire | Non récupérable (à la charge du propriétaire) |
|---|---|---|
| Ascenseur | Électricité, visites et entretien courant, petites fournitures, menues réparations | Contrôle technique quinquennal, remplacement ou modernisation de l’appareil |
| Eau et chauffage collectifs | Fourniture d’eau et d’énergie, entretien des compteurs, réparation des fuites sur joints | Remplacement de la chaudière collective, gros travaux sur l’installation |
| Installations individuelles | Entretien courant du chauffage, de la production d’eau chaude et de la distribution d’eau dans le logement | Remplacement complet d’un appareil usé |
| Parties communes intérieures | Électricité, produits d’entretien et de désinsectisation, entretien des minuteries, tapis et vide-ordures, personnel d’entretien | Ravalement, étanchéité, mise aux normes |
| Espaces extérieurs | Entretien des voies de circulation, des aires de stationnement, des espaces verts et des aires de jeux | Création ou réfection d’aménagements |
| Gardien ou concierge | Une partie du salaire, selon les tâches effectuées | Le reste de la rémunération |
| Taxes et redevances | Taxe d’enlèvement des ordures ménagères, taxe de balayage, redevance d’assainissement | Taxe foncière |
| Gestion et assurance | Aucune | Honoraires du syndic, frais de gestion locative de l’agence, assurance de l’immeuble, diagnostics obligatoires |
Les postes qui posent le plus de questions
Chauffage et eau chaude
Avec un chauffage collectif, le locataire paie sa quote-part du combustible ou de l’énergie et de l’entretien courant de l’installation. La régularisation doit alors être accompagnée, si besoin, d’une note expliquant le mode de calcul des charges de chauffage et d’eau chaude collectifs. Le remplacement de la chaudière collective reste une dépense du propriétaire. Avec une chaudière individuelle, le locataire fait réaliser l’entretien annuel par un professionnel de son choix, sauf si le bail met cet entretien à la charge du propriétaire, et conserve l’attestation : faute de pouvoir la présenter, le coût de l’entretien peut être retenu sur le dépôt de garantie.
Électricité
L’électricité des parties communes (éclairage des couloirs, de l’ascenseur, des caves) fait partie des charges récupérables. La consommation du logement, elle, n’est jamais une charge : le locataire souscrit son propre contrat et paie directement son fournisseur.
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Ascenseur
L’électricité, l’entretien courant et les menues réparations (boutons, ferme-portes, fusibles) sont récupérables. Le contrôle technique à réaliser tous les cinq ans ne l’est pas, pas plus que les travaux de remplacement ou de mise aux normes.
Gardien et personnel d’entretien
Le salaire du personnel chargé de l’entretien des parties communes est récupérable. Pour un gardien ou un concierge, seule une partie de la rémunération l’est, en fonction des tâches qu’il assure réellement (entretien des parties communes, élimination des déchets).
Taxes
La taxe d’enlèvement des ordures ménagères, la taxe de balayage et la redevance d’assainissement sont récupérables. La taxe foncière ne l’est pas, ni en totalité ni en partie.
Charges locatives et réparations locatives : deux régimes à ne pas confondre
Les charges sont des dépenses engagées par le propriétaire puis refacturées au locataire. Les réparations locatives relèvent d’un autre texte, le décret n° 87-712 du 26 août 1987 : ce sont l’entretien courant et les menues réparations que le locataire doit faire lui-même, ou faire faire, pendant le bail.
- Plomberie : déboucher les canalisations, remplacer les joints et colliers, réparer la chasse d’eau, changer les joints de robinets.
- Chauffage : petites pièces des appareils à gaz, nettoyage des radiateurs, entretien annuel de la chaudière individuelle, ramonage des conduits.
- Électricité : remplacement des ampoules, interrupteurs, prises, fusibles ou disjoncteurs.
- Divers : graissage des gonds, remplacement des clés perdues, petits raccords de peinture, entretien du détecteur de fumée.
À l’inverse, une fuite due à la vétusté des canalisations doit être signalée au propriétaire, qui doit la réparer. L’usure normale d’un équipement n’est pas une réparation locative.
Provisions ou forfait : comment se paient les charges
Le mode de paiement dépend du type de bail :
- Location vide : les charges sont payées par provisions mensuelles, avec une régularisation au moins une fois par an. En colocation, le bail peut toutefois prévoir un forfait.
- Location meublée classique : le bail prévoit soit des provisions régularisées, soit un forfait.
- Bail mobilité : les charges sont obligatoirement payées sous forme de forfait.
Conséquences concrètes du forfait
Le forfait doit être écrit dans le bail et ne doit pas être manifestement disproportionné par rapport aux charges payées par le précédent locataire. Il ne donne lieu à aucun complément ni à aucune régularisation : le propriétaire ne peut rien réclamer si les dépenses réelles dépassent le montant convenu, et il conserve l’excédent dans le cas inverse. Le forfait peut être révisé chaque année dans les mêmes conditions que le loyer.
Le forfait convient surtout aux logements dont les dépenses sont stables et prévisibles. En copropriété, où les charges communes varient d’une année sur l’autre, il fait porter l’écart au propriétaire.
Régularisation annuelle : décompte, justificatifs et délais
Avec des provisions, le propriétaire compare au moins une fois par an le total versé aux dépenses réelles. Un mois avant la régularisation, il communique au locataire le décompte par nature de charges, le mode de répartition entre les logements et, pour le chauffage et l’eau chaude collectifs, une note sur le mode de calcul. Une ligne globale « charges diverses » ne répond pas à cette exigence.
Les pièces justificatives (factures, contrats d’entretien, relevés du syndic) doivent être tenues à la disposition du locataire pendant six mois après l’envoi du décompte. Si les provisions dépassent les dépenses réelles, le propriétaire rembourse la différence ; dans le cas inverse, il peut réclamer le complément.
Prescription de trois ans et étalement
Depuis la loi ALUR, le propriétaire ne peut réclamer un arriéré de charges que sur les trois dernières années. Si aucune régularisation n’a été faite pendant cinq ans, les deux premières années sont prescrites. Le locataire peut, lui aussi, demander le remboursement d’un trop-versé sur trois ans.
Une régularisation tardive reste possible, quelle qu’en soit la raison. Mais si elle n’a pas été faite avant la fin de l’année civile qui suit l’année où les charges sont devenues exigibles, le locataire peut exiger de payer le rappel en douze mois, par lettre recommandée avec avis de réception. Le juge peut même refuser une régularisation jugée déloyale et brutale lorsqu’elle résulte de la faute du propriétaire. En cas de désaccord sur un décompte, par exemple s’il inclut une quote-part d’honoraires de syndic, le locataire peut saisir gratuitement la commission départementale de conciliation.
Honoraires d’agence : ce qui n’est pas une charge locative
Les honoraires de mise en location suivent un régime distinct de celui des charges. Le locataire ne peut payer que quatre prestations : la visite, la constitution du dossier, la rédaction du bail et l’état des lieux d’entrée. Pour chacune, sa part ne peut pas dépasser celle du propriétaire ni un plafond par mètre carré de surface habitable, révisé par un arrêté du 17 juillet 2025 :
- visite, dossier et bail : 12,10 euros TTC par m² en zone très tendue, 10,09 euros en zone tendue et 8,07 euros ailleurs ;
- état des lieux d’entrée : 3,03 euros TTC par m², sur tout le territoire.
Tous les autres frais, comme la rédaction et la diffusion de l’annonce, sont payés intégralement par le propriétaire. Les frais de gestion locative de l’agence restent entièrement à sa charge : ils ne figurent pas dans le décret 87-713 et ne peuvent pas apparaître dans les appels de provisions. L’état des lieux de sortie fait à l’amiable ne peut pas non plus être facturé au locataire.
Un décompte conforme, détaillé par poste et appuyé sur des justificatifs, limite fortement le risque de contestation. Pour le propriétaire, un relevé de syndic qui distingue bien la part récupérable de la part propriétaire simplifie la régularisation ; pour le locataire, comparer ce relevé à la liste du décret suffit souvent à repérer une ligne contestable.
